Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych użytkowników serwisu Mailfly jest Damian Nowaczek prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod marką DAMIAN.NK, ul. Rynek 31, 32-090 Słomniki, NIP 6821738589, REGON 367302113, dalej „Operator”.

W sprawach prywatności, bezpieczeństwa danych i realizacji praw można napisać na hello@damiannowaczek.pl. Operator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Jeżeli charakter lub skala przetwarzania ulegną zmianie, potrzeba jego wyznaczenia zostanie ponownie oceniona.

2. Kiedy Operator jest administratorem, a kiedy procesorem

Operator jest administratorem danych potrzebnych do prowadzenia konta, rozliczeń, obsługi zgłoszeń, zabezpieczenia usługi i kontaktu z użytkownikiem. Użytkownik pozostaje administratorem danych kontaktów, klientów sklepu i odbiorców kampanii wprowadzonych do własnego workspace. W tym zakresie Mailfly przetwarza dane na udokumentowane polecenie użytkownika jako podmiot przetwarzający.

Role ocenia się osobno dla każdej operacji. Fakt technicznego przechowywania danych nie daje Operatorowi prawa do używania list odbiorców dla własnych celów marketingowych.

3. Dane konta i organizacji

Przy rejestracji przetwarzamy imię i nazwisko, nazwę firmy, adres e-mail, kryptograficzny skrót hasła, datę potwierdzenia adresu, datę i wersję zaakceptowanych dokumentów oraz podstawowe dane workspace. Podczas korzystania z aplikacji mogą powstać ustawienia nadawców, zweryfikowane domeny, role użytkowników, historia logowań, dane rozliczeniowe i historia zmian ustawień.

Hasło nie jest przechowywane w jawnej postaci. Użytkownik nie powinien przekazywać hasła w zgłoszeniu supportowym ani umieszczać sekretów API w treści kampanii.

4. Kontakty, kampanie i automatyzacje

W workspace mogą być przetwarzane adresy e-mail, imiona, nazwiska, pola importowane przez użytkownika, grupy, źródła zgody, data i sposób jej pozyskania, treść klauzuli, opis dowodu, nazwa pliku importu, status subskrypcji, treści wiadomości, szablony, terminy wysyłek, statusy dostarczenia, błędy, kliknięcia, wypisy i dane niezbędne do wykonania automatyzacji.

Zakres zależy od tego, co użytkownik wprowadzi do systemu. Użytkownik powinien stosować zasadę minimalizacji i nie importować danych szczególnych kategorii ani informacji niepotrzebnych do komunikacji e-mail. Statystyka importu może zachować liczbę rekordów dodanych, zaktualizowanych, błędnych, zduplikowanych i zablokowanych.

5. Dane WooCommerce i odzyskiwanie koszyków

Po połączeniu sklepu Mailfly może otrzymywać identyfikator sklepu, adres URL, wersję wtyczki, identyfikator sesji lub koszyka, status koszyka i checkoutu, adres e-mail podany przez klienta, informację o zgodzie marketingowej, produkty, warianty, ilości, ceny, walutę, adresy zdjęć i stron produktów, identyfikator zamówienia, wartość oraz status płatności lub realizacji. Dla rozpoznanego kontaktu wtyczka może przekazać także identyfikator oglądanego produktu. Mailfly nie zapisuje anonimowego oglądania i utrwala takie zdarzenie wyłącznie przy aktualnej zgodzie na komunikację e-commerce.

Dane służą do wykrywania porzuconego przeglądania, koszyka i checkoutu, wypełniania dynamicznych bloków, zatrzymania sekwencji po ponownym oglądaniu, dodaniu do koszyka, zakupie lub wypisie, rekomendacji produktów oraz raportu odzyskanego przychodu. Mailfly nie pobiera pełnych danych karty płatniczej. Użytkownik sklepu odpowiada za prawidłowe poinformowanie klientów o tej integracji i za podstawę prawną wysyłki.

6. Tracking wiadomości

Jeżeli tracking jest aktywny, wiadomość zawiera unikalny piksel oraz linki przekierowujące przez Mailfly. Rejestrujemy identyfikator wiadomości, rodzaj zdarzenia, datę, docelowy URL, skrót adresu IP oraz skrócony identyfikator programu pocztowego lub przeglądarki. Dane służą do raportowania otwarć i kliknięć, ochrony przed nadużyciami oraz atrybucji przychodu.

Otwarcie jest estymacją, ponieważ programy pocztowe mogą blokować obrazy albo pobierać je przez proxy. Kliknięcie i zakup są oddzielnymi zdarzeniami. Nie sprzedajemy historii aktywności odbiorców.

7. Cele i podstawy prawne

• Utworzenie konta, logowanie, realizacja umowy i dostarczenie funkcji aplikacji: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Rozliczenia, dokumentacja podatkowa i wykonanie obowiązków prawnych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka, obrona roszczeń i podstawowa analityka działania usługi: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Własna komunikacja marketingowa Operatora: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz uprzednia zgoda wymagana przez przepisy komunikacji elektronicznej.
• Dane odbiorców przetwarzane w imieniu użytkownika: instrukcja użytkownika oraz umowa powierzenia zgodna z art. 28 RODO.

8. Zgody marketingowe i listy wykluczeń

Mailfly zapisuje historię udzielenia i wycofania zgody. Wypis tworzy trwały wpis na liście „Wypisani”, zatrzymuje oczekujące automatyzacje i blokuje ponowne dodanie tego adresu przez import, ręczny formularz lub integrację. Informacja o wypisie może być przechowywana także po usunięciu pozostałych danych kontaktu, ponieważ jej usunięcie mogłoby spowodować ponowną, niezamierzoną wysyłkę.

Użytkownik odpowiada za treść klauzuli zgody, sposób jej pozyskania, obowiązek informacyjny i możliwość wykazania kiedy, gdzie, w jakim celu oraz na jaki kanał została udzielona. Zgoda musi być dobrowolna i możliwa do wycofania równie łatwo, jak została udzielona. Link wypisu w wiadomości jest obowiązkowy.

9. Odbiorcy danych i podwykonawcy

Dane mogą być udostępniane podmiotom obsługującym hosting, bazę danych, wysyłkę e-mail, DNS, bezpieczeństwo, monitoring, kopie techniczne, płatności, księgowość i support wyłącznie w zakresie potrzebnym do danej usługi. Podstawowa aplikacja jest utrzymywana na infrastrukturze OVHcloud. Po aktywacji wysyłki Mailfly może korzystać z Amazon Web Services, w tym Amazon SES.

Operator dobiera dostawców zapewniających odpowiednie gwarancje i zawiera wymagane umowy. Aktualna lista kluczowych podwykonawców może zostać udostępniona klientowi biznesowemu przed uruchomieniem płatnego przetwarzania.

10. Lokalizacja i transfery poza EOG

Główna aplikacja i baza mogą być utrzymywane w centrum danych OVHcloud w Unii Europejskiej. Usługa wysyłkowa może zostać skonfigurowana w europejskim regionie AWS. Sama lokalizacja regionu nie wyklucza jednak dostępu podmiotu z państwa trzeciego, dlatego każdy transfer jest oceniany oddzielnie.

Jeżeli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy bez decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, stosowane są właściwe zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej i, gdy to potrzebne, środki uzupełniające.

11. Okresy przechowywania

• Dane aktywnego konta: przez czas świadczenia usługi.
• Niepotwierdzone konto i token potwierdzający: token do 24 godzin, konto może zostać usunięte po 30 dniach.
• Sesja logowania: maksymalnie 30 dni, chyba że zostanie wcześniej unieważniona.
• Dane rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
• Logi bezpieczeństwa i audytu: co do zasady do 12 miesięcy, dłużej tylko przy badaniu incydentu lub roszczeniu.
• Kontakty, treści i dane sklepu: do usunięcia przez użytkownika, zakończenia umowy albo upływu uzgodnionego okresu retencji.
• Lista wypisów: przez czas potrzebny do respektowania sprzeciwu i obrony przed roszczeniem.

Po zakończeniu usługi dane są usuwane lub anonimizowane z aktywnych systemów. Kopie techniczne mogą wygasać później zgodnie z cyklem backupu.

12. Prawa osób

Osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia, sprzeciwu oraz wycofania zgody. Zakres zależy od podstawy i celu przetwarzania. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszych działań.

Jeżeli żądanie dotyczy danych odbiorcy kampanii konkretnego użytkownika, Mailfly może przekazać je temu użytkownikowi jako administratorowi albo pomóc mu w realizacji żądania. Operator może poprosić wyłącznie o dane konieczne do potwierdzenia tożsamości.

13. Skarga do organu nadzorczego

Osoba może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem. Wcześniejszy kontakt z Operatorem nie jest obowiązkowy, ale często pozwala szybciej wyjaśnić sprawę.

14. Cookies i pamięć przeglądarki

Cookies niezbędne służą do utrzymania sesji, ochrony formularzy, bezpieczeństwa i zapamiętania wyboru ustawień prywatności. Są uruchamiane, gdy bez nich nie można poprawnie świadczyć usługi. Cookie sesyjne jest ograniczone ustawieniami HttpOnly, Secure i SameSite.

Opcjonalna analityka lub narzędzia marketingowe mogą zostać uruchomione dopiero po zgodzie. Baner pozwala odrzucić je równie łatwo jak zaakceptować, a wybór można później zmienić przez „Ustawienia cookies” w stopce. Obecnie Mailfly nie używa cookies reklamowych.

15. Profilowanie i automatyczne decyzje

Automatyzacje mogą reagować na zdarzenie, takie jak zgodne oglądanie produktu przez rozpoznany kontakt, brak aktywności koszyka, zakup, kliknięcie lub przewidywany termin ponownego zakupu. Jest to regułowe dopasowanie komunikacji. Mailfly nie podejmuje wobec użytkownika ani odbiorcy decyzji wywołującej skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającej wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

16. Bezpieczeństwo i incydenty

Stosujemy szyfrowanie transmisji, hashowanie haseł, izolację workspace, kontrolę sesji, ograniczenia częstotliwości żądań, podpisywanie zdarzeń WooCommerce, rejestr audytowy oraz zasadę minimalnych uprawnień. Środki są dobierane do ryzyka i okresowo przeglądane.

W razie naruszenia analizujemy zakres, ryzyko i wymagane działania. Użytkownik, jako administrator danych odbiorców, otrzyma informację bez zbędnej zwłoki, jeśli incydent może wpływać na jego obowiązki.

17. Umowa powierzenia

Przed wykorzystaniem Mailfly do przetwarzania danych odbiorców w modelu komercyjnym użytkownik biznesowy powinien zawrzeć z Operatorem umowę powierzenia. Określa ona przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania, kategorie danych i osób, zasady korzystania z dalszych podmiotów, poufność, bezpieczeństwo, pomoc przy prawach osób, zwrot lub usunięcie danych i możliwość audytu.

18. Źródła danych

Dane użytkownika otrzymujemy bezpośrednio podczas rejestracji, płatności, konfiguracji domeny i kontaktu z supportem. Dane odbiorców pochodzą od użytkownika przez import, formularz, publiczne API albo podpisaną integrację WooCommerce. Status dostarczenia, odbicia, skargi i opóźnienia otrzymujemy od dostawcy wysyłki. Nie kupujemy baz kontaktów i nie wzbogacamy ich danymi z brokerów.

Jeżeli adres odbiorcy został wprowadzony przez klienta Mailfly, podstawowych informacji o źródle i celu należy szukać u tego klienta. Mailfly może pomóc ustalić właściwy workspace na podstawie bezpiecznego identyfikatora wiadomości.

19. Dobrowolność i konsekwencje niepodania danych

Podanie danych rejestracyjnych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail, nazwy użytkownika, firmy i hasła nie można utworzyć konta. Dane rozliczeniowe są konieczne do zakupu płatnego planu. Dodanie kontaktów, domeny i sklepu jest opcjonalne, lecz bez nich odpowiednie funkcje kampanii i automatyzacji nie zadziałają.

Odbiorca może odmówić zgody marketingowej bez utraty możliwości zakupu, chyba że komunikacja jest istotą odrębnej, dobrowolnej usługi. Dane oznaczone jako opcjonalne nie mogą być wymuszane dla celu, który ich nie potrzebuje.

20. Płatności PayU

Przy rozpoczęciu płatności przekazujemy PayU identyfikator zamówienia, kwotę, walutę, opis planu, adres e-mail płatnika oraz techniczne adresy powrotu i powiadomienia. PayU obsługuje kartę, BLIK i inne metody we własnym środowisku. Mailfly nie otrzymuje pełnego numeru karty, kodu CVV ani danych logowania do banku.

Potwierdzenie płatności trafia do Mailfly przez podpisane powiadomienie i aktualizuje abonament. W zakresie autoryzacji i obsługi instrumentu płatniczego PayU działa według własnych podstaw i obowiązków. Dane zamówienia przechowujemy dla rozliczenia, reklamacji i obrony roszczeń.

21. Domeny, DNS i reputacja nadawcy

Weryfikacja domeny może wymagać zapisu nazwy domeny, rekordów DKIM, statusu SPF i DMARC, identyfikatora zasobu Amazon SES, daty kontroli oraz błędu konfiguracji. Dane te są techniczne i w większości publicznie odczytywalne w DNS. Nie przejmujemy zarządzania całą domeną i nie prosimy o hasło do panelu rejestratora.

Dla ochrony infrastruktury liczymy per workspace dostarczenia, twarde odbicia, skargi i odrzucenia. Przekroczenie progów może automatycznie zatrzymać marketing. Historia decyzji jest zachowywana w audycie, aby właściciel mógł poznać przyczynę i wykazać działania naprawcze.

22. API, webhooki i wtyczka WooCommerce

Klucz API jest pokazywany raz, a w bazie pozostaje jego skrót. Sekret webhooka jest szyfrowany. Rejestrujemy zakres uprawnień, ostatnie użycie, adres endpointu, wyniki prób i ograniczone komunikaty błędów. Użytkownik powinien natychmiast odwołać klucz po podejrzeniu ujawnienia.

Wtyczka podpisuje zdarzenia sklepu, a Mailfly odrzuca wiadomości bez prawidłowej autoryzacji. Payload powinien zawierać tylko pola przewidziane przez integrację. Własne rozszerzenia użytkownika nie mogą przesyłać haseł, danych kart ani treści zamówienia niepotrzebnych do wybranej automatyzacji.

23. Zgłoszenia supportu, nadużyć i bezpieczeństwa

Formularz kontaktowy zapisuje e-mail, kategorię, temat, opis, powiązanie z kontem i status obsługi. Przy zgłoszeniu spamu możemy przetwarzać nadawcę, odbiorcę, datę, temat i Message-ID potrzebne do odnalezienia dostawy. Nie należy dołączać całej prywatnej korespondencji, jeśli nie jest konieczna.

Zgłoszenie bezpieczeństwa jest dostępne bez logowania. Dane są wykorzystywane do kontaktu, zabezpieczenia dowodów, ograniczenia skutków i obrony praw. Dostęp ma wyłącznie personel potrzebny do danej sprawy, a zamknięcie zgłoszenia jest odnotowane w systemie.

24. Eksport, zamknięcie konta i usunięcie

Właściciel może wyeksportować kontakty i dane dostępne w panelu przed zamknięciem workspace. Żądanie usunięcia powinno pochodzić z uwierzytelnionego konta albo zostać potwierdzone innym bezpiecznym kanałem. Przed wykonaniem sprawdzamy, czy osoba ma uprawnienie do całej organizacji oraz czy aktywne rozliczenie lub spór wymaga zachowania ograniczonego zakresu.

Usunięcie nie odwraca wcześniej wykonanej dostawy i nie usuwa od razu wszystkich rotujących kopii technicznych. Lista wypisów może zostać zachowana w minimalnej postaci, ponieważ jej skasowanie mogłoby ponownie narazić osobę na marketing.

25. Szczegóły cookies

Mailfly używa cookie sesyjnego do utrzymania zalogowania, tokenów i nagłówków ochronnych do potwierdzenia prawidłowego źródła mutacji oraz lokalnego zapisu wyboru banera cookies. Czas życia sesji nie przekracza 30 dni i może skończyć się wcześniej po wylogowaniu, zmianie hasła, zmianie 2FA lub decyzji administratora.

Brak zgody na analitykę nie blokuje konta ani formularza. Obecna wersja nie uruchamia cookies reklamowych. Jeśli takie narzędzie zostanie dodane, baner otrzyma odrębny cel, dostawcę i czas działania przed pierwszym zapisem opcjonalnego identyfikatora.

26. Logi, urządzenia i przeciwdziałanie nadużyciom

System może zapisać adres IP lub jego skrót, user-agent, datę, endpoint, wynik logowania, decyzję limitera, identyfikator sesji i zdarzenie audytu. Dane pozwalają wykrywać próby przejęcia konta, powtarzane żądania, naruszenie izolacji workspace oraz błędy integracji. Nie służą do sprzedaży profilu użytkownika.

W przypadku incydentu okres retencji konkretnego logu może zostać wydłużony na czas analizy, postępowania lub obrony roszczeń. Zakres zabezpiecza się przed nieuprawnioną modyfikacją i ogranicza do osób prowadzących sprawę.

27. Aktualizacja podwykonawców i dokumentacji

Istotne dodanie podwykonawcy przetwarzającego dane odbiorców jest komunikowane klientowi biznesowemu zgodnie z umową powierzenia. Informacja obejmuje kategorię usługi, cel i mechanizm transferowy, jeżeli występuje. Uzasadniony sprzeciw jest analizowany przed uruchomieniem nowego przepływu dla danego klienta.

Rejestracja nowego workspace obejmuje osobną akceptację umowy powierzenia danych. Zasady baz, zgód, skarg i blokad opisuje polityka antyspamowa.

28. Dane dzieci i szczególne kategorie

Standardowy Mailfly nie jest kierowany do dzieci i nie powinien służyć do tworzenia list osób małoletnich. Użytkownik nie może dodawać pól dotyczących zdrowia, biometrii, poglądów, wyznania, orientacji, wyroków ani innych danych wymagających szczególnej ochrony, jeżeli nie uzgodnił wcześniej podstawy, ryzyka i dodatkowych zabezpieczeń. Samo zaszyfrowanie transmisji nie czyni takiego importu automatycznie dopuszczalnym.

Jeśli Operator stwierdzi oczywisty nadmiar, może ograniczyć dostęp do importu, wstrzymać przetwarzanie i poprosić właściciela o bezpieczne usunięcie. Nie prowadzimy rutynowej analizy znaczenia wszystkich pól i treści, dlatego odpowiedzialność za minimalizację pozostaje po stronie administratora listy. Zgłoszenie przypadkowego przesłania danych powinno wskazać workspace, import i zakres, ale nie powielać samej wrażliwej treści.

Formularze Mailfly powinny zbierać wyłącznie dane konieczne do zapisu i segmentacji. Jeśli użytkownik kieruje ofertę do rodzin lub szkół, powinien zaprojektować proces tak, aby kontakt dotyczył uprawnionej osoby dorosłej i spełniał wymogi właściwe dla danego państwa.

29. Zmiany dokumentu

Dokument może zostać zmieniony w związku z rozwojem usługi, zmianą dostawców lub prawa. O istotnej zmianie wpływającej na prawa użytkownika poinformujemy w aplikacji lub wiadomością e-mail z odpowiednim wyprzedzeniem. Archiwalna wersja może zostać udostępniona na żądanie.