Regulamin Mailfly

1. Operator i zastosowanie

Usługę Mailfly świadczy Damian Nowaczek prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod marką DAMIAN.NK, ul. Rynek 31, 32-090 Słomniki, NIP 6821738589, REGON 367302113, dalej „Operator”. Kontakt: hello@damiannowaczek.pl.

Regulamin dotyczy serwisu internetowego, aplikacji, integracji WooCommerce, wtyczki Mailfly i usług towarzyszących. Utworzenie konta oznacza zawarcie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.

2. Definicje

• Użytkownik: osoba lub firma korzystająca z konta.
• Workspace: wydzielone środowisko użytkownika z kontaktami, kampaniami i ustawieniami.
• Kontakt lub odbiorca: osoba, której dane użytkownik wprowadził do Mailfly.
• Kampania: jednorazowa wiadomość skierowana do wybranej grupy.
• Automatyzacja: reguła uruchamiająca jedną lub kilka wiadomości po określonym zdarzeniu.
• Sklep: instancja WooCommerce połączona z workspace.
• Dostawca wysyłki: zewnętrzna usługa przekazująca wiadomość do serwera odbiorcy.

3. Wymagania techniczne

Do korzystania z usługi potrzebna jest aktualna przeglądarka obsługująca JavaScript, cookies niezbędne, połączenie HTTPS i aktywny adres e-mail. Integracja sklepu wymaga aktualnej, wspieranej wersji WordPress i WooCommerce oraz możliwości instalacji wtyczki.

Użytkownik odpowiada za urządzenie, połączenie, aktualizacje własnego sklepu i konfigurację DNS domeny nadawcy.

4. Rejestracja i bezpieczeństwo konta

Konto może utworzyć osoba pełnoletnia działająca we własnym imieniu albo upoważniona do działania dla firmy. Dane muszą być prawdziwe i aktualne. Rejestracja wymaga potwierdzenia adresu e-mail oraz akceptacji aktualnej polityki prywatności i regulaminu.

Hasło powinno być unikalne. Użytkownik nie może udostępniać sesji osobie nieupoważnionej. Podejrzenie przejęcia konta należy zgłosić niezwłocznie. Operator może unieważnić sesje, wymusić zmianę hasła lub czasowo ograniczyć dostęp, jeżeli jest to potrzebne dla bezpieczeństwa.

5. Zakres usługi

Mailfly umożliwia zarządzanie kontaktami i grupami, import CSV, tworzenie wiadomości w edytorze blokowym lub HTML, zapisywanie szablonów, planowanie kampanii, rejestrowanie otwarć i kliknięć, obsługę wypisów, automatyzacje oraz integrację ze sklepem WooCommerce.

Zakres zależy od planu, etapu wdrożenia i konfiguracji transportu. Funkcja widoczna w wersji demonstracyjnej może wymagać aktywacji po weryfikacji domeny lub dostawcy wysyłki.

6. Automatyzacje e-commerce

Po połączeniu WooCommerce użytkownik może uruchomić wykrywanie porzuconego przeglądania przez rozpoznany i uprawniony kontakt, porzuconego koszyka lub checkoutu, sekwencje po zakupie, cross-selling, up-selling i przypomnienie o ponownym zakupie. Treść dynamiczna jest budowana z danych przekazanych przez sklep.

Automatyzacja jest domyślnie wyłączona. Użytkownik powinien sprawdzić wyzwalacz, odstępy, treść, nadawcę, linki, zgodę marketingową, obowiązek informacyjny i warunki stopu przed jej aktywacją. Jednocześnie może działać tylko jeden wariant sekwencji porzuconego koszyka dla tego samego sklepu.

7. Warunki zatrzymania sekwencji

Mailfly zatrzymuje kolejne kroki, gdy kontakt się wypisze, zgoda zostanie cofnięta, koszyk zostanie opróżniony, klient rozpocznie checkout, dokona zakupu albo spełni inny warunek przypisany do scenariusza. Działanie zależy od terminowego przekazania zdarzenia przez wtyczkę i dostępności infrastruktury.

Użytkownik powinien okresowo kontrolować integrację. Brak zdarzenia ze sklepu może opóźnić zatrzymanie, dlatego system nie zwalnia użytkownika z nadzoru nad legalnością i adekwatnością komunikacji.

8. Dynamiczne produkty i rekomendacje

Bloki koszyka, produktu i rekomendacji wykorzystują nazwę, zdjęcie, cenę, dostępność i URL przekazane przez sklep. Użytkownik odpowiada za zgodność katalogu, prawidłowe ceny i prawa do zdjęć. Wartość w wiadomości może różnić się od aktualnej wartości w sklepie, jeżeli produkt został zmieniony między przygotowaniem a otwarciem maila. Wiążące informacje powinny znajdować się na stronie sklepu.

Domyślne rekomendacje opierają się na dostępnych produktach i wykluczają kupione identyfikatory, gdy dane na to pozwalają. Nie stanowią indywidualnej porady ani gwarancji dopasowania.

9. Legalność bazy i wysyłek

Użytkownik może importować i wykorzystywać wyłącznie dane pozyskane legalnie. Musi posiadać właściwą podstawę przetwarzania oraz, gdy wymagają tego przepisy, uprzednią zgodę na przesyłanie informacji handlowej lub marketing bezpośredni z użyciem komunikacji elektronicznej.

Sam zakup, pozostawienie adresu w checkout lub istnienie relacji biznesowej nie zawsze oznacza zgodę na każdą wiadomość marketingową. Użytkownik odpowiada za treść klauzul, dowód zgody, obowiązek informacyjny, oznaczenie nadawcy i dobór odbiorców.

10. Niedozwolone zastosowania

Zabronione są spam, zakupione lub zeskrobane bazy, phishing, złośliwe oprogramowanie, podszywanie się, fałszywe informacje o nadawcy, treści bezprawne, oszustwa, naruszenia praw autorskich, obchodzenie zabezpieczeń, testy podatności bez zgody i działania pogarszające reputację wspólnej infrastruktury.

Nie wolno wysyłać treści dotyczących nielegalnych produktów ani materiałów wymagających szczególnych ograniczeń wiekowych bez odpowiednich zabezpieczeń. Operator może poprosić o wykazanie źródła bazy i podstawy wysyłki.

11. Wypisy, skargi i odbicia

Każda wiadomość marketingowa musi zawierać działający link wypisu. Mailfly zapisuje wypis i blokuje kolejną wysyłkę w danym workspace. Użytkownik nie może ponownie aktywować kontaktu bez nowej, możliwej do wykazania podstawy.

Twarde odbicia są wykluczane z kolejnych wysyłek. Wysoki poziom skarg, odbić albo brak reakcji może skutkować ograniczeniem wolumenu, zatrzymaniem kampanii lub koniecznością oczyszczenia bazy.

12. Limity i kolejka

Plan może określać liczbę kontaktów, wiadomości miesięcznie, dzienny wolumen, liczbę workspace, automatyzacji i sklepów. Limity dostawcy, w tym przepustowość Amazon SES, są odrębne od limitu planu i mogą być niższe podczas rozgrzewania domeny.

„Bez limitu” w planie oznacza brak sztywnego limitu produktu przy uczciwym użyciu, a nie prawo do dowolnego wolumenu niezależnie od reputacji, infrastruktury i kosztu. Dla dużej skali Operator może uzgodnić dedykowany transport, tempo wysyłki i cenę.

13. Ceny, płatności i podatki

Ceny na stronie są cenami netto, jeśli nie wskazano inaczej. Płatny okres rozpoczyna się po wyborze planu lub indywidualnym uzgodnieniu. Faktura może być wystawiana elektronicznie. Brak płatności może skutkować ograniczeniem wysyłki po wcześniejszym wezwaniu.

Zmiana planu działa od następnego okresu, chyba że strony ustalą inaczej. Dodatkowy koszt transportu, dedykowanego IP, wdrożenia lub niestandardowej integracji wymaga osobnego potwierdzenia przed naliczeniem.

14. Dostarczalność

Operator nie gwarantuje umieszczenia wiadomości w skrzynce głównej ani dostarczenia każdej wiadomości. Wynik zależy od SPF, DKIM, DMARC, reputacji domeny i adresu IP, jakości bazy, treści, zachowania odbiorców oraz polityk niezależnych dostawców poczty.

Użytkownik powinien zweryfikować domenę, zaczynać od aktywnych odbiorców, zwiększać wolumen stopniowo i stosować prawdziwe dane nadawcy. Operator może czasowo obniżyć tempo wysyłki, jeśli chroni to reputację.

15. Raporty i odzyskany przychód

Otwarcia są szacunkiem. Kliknięcia są liczone przez przekierowanie. Odzyskany przychód jest przypisany do automatyzacji, jeśli wiadomość została wysłana przed powiązanym zakupem i system otrzymał prawidłowe zdarzenie zamówienia.

Raport jest narzędziem operacyjnym, nie dokumentem księgowym. Zwroty, anulacje, ręczne zamówienia, blokowanie trackingu i błędne identyfikatory koszyka mogą wpływać na wynik. Użytkownik powinien porównywać go z raportem sklepu i płatności.

16. Własność treści i licencja techniczna

Użytkownik zachowuje prawa do treści, szablonów, bazy i znaków. Udziela Operatorowi niewyłącznego upoważnienia do technicznego utrwalenia, przekształcenia formatu i przesłania materiału tylko w celu wykonania usługi.

Szablony wbudowane Mailfly można wykorzystywać w kampaniach prowadzonych w usłudze. Nie można sprzedawać samej biblioteki szablonów ani kopiować elementów aplikacji jako konkurencyjnego produktu.

17. Dostępność, utrzymanie i beta

Operator rozwija usługę i może prowadzić prace techniczne. Planowane przerwy będą, gdy to możliwe, komunikowane wcześniej. Wersja beta może zawierać funkcje oznaczone jako testowe, zmieniane lub czasowo niedostępne.

Operator stosuje rozsądne środki utrzymania, ale nie gwarantuje nieprzerwanej pracy. Użytkownik powinien zachować własną kopię krytycznych treści i źródłowej bazy kontaktów.

18. Support i zgłoszenia

Support obejmuje pomoc w obsłudze produktu i diagnozę integracji w zakresie planu. Nie obejmuje porady prawnej, pełnej administracji sklepem ani gwarantowanej naprawy zewnętrznej usługi. Zgłoszenie powinno opisywać objaw, czas, oczekiwany rezultat i identyfikator elementu, ale nie może zawierać hasła ani klucza API.

19. Zawieszenie i rozwiązanie umowy

Użytkownik może zrezygnować i poprosić o usunięcie konta. Operator może zawiesić wysyłkę lub konto przy naruszeniu prawa, regulaminu, braku płatności, zagrożeniu bezpieczeństwa, dużej liczbie skarg albo ryzyku dla reputacji. Jeśli sytuacja nie wymaga natychmiastowej reakcji, użytkownik otrzyma informację i możliwość wyjaśnienia.

Po zakończeniu umowy dane są usuwane zgodnie z polityką prywatności i umową powierzenia, z wyjątkiem informacji potrzebnych do rozliczeń, roszczeń i respektowania wypisów.

20. Odpowiedzialność

Użytkownik odpowiada za legalność bazy, treść, dane nadawcy, konfigurację własnego sklepu i skutki decyzji biznesowych. Operator odpowiada na zasadach prawa za prawidłowe wykonanie usługi. W relacji z przedsiębiorcą odpowiedzialność za utracone korzyści i szkody pośrednie jest wyłączona w zakresie dopuszczalnym, a łączna odpowiedzialność ograniczona do opłat za ostatnie trzy miesiące.

Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani praw, których nie można wyłączyć.

21. Umowa powierzenia danych

Właściciel nowego workspace akceptuje odrębny wzorzec powierzenia, ponieważ Mailfly będzie przechowywać i przetwarzać dane kontaktów w jego imieniu. System zapisuje wersję, czas i użytkownika dokonującego akceptacji. Zaproszony członek zespołu działa w ramach umowy zawartej przez właściciela i nie tworzy osobnego środowiska danych.

Użytkownik może poprosić o podpisany egzemplarz albo indywidualne ustalenia przed importem produkcyjnej bazy. Jeżeli indywidualna umowa wyraźnie reguluje daną kwestię inaczej, ma pierwszeństwo w tym zakresie. Standardową treść zawiera umowa powierzenia Mailfly.

22. Role i izolacja workspace

Każdy workspace jest logicznie oddzielony w bazie. Właściciel zarządza abonamentem i zespołem, administrator może zmieniać ustawienia operacyjne, edytor przygotowuje treści, a obserwator ma dostęp tylko do odczytu. Rola nie uprawnia do wejścia w dane innej organizacji. Superadmin platformy korzysta z odrębnego dostępu wyłącznie dla utrzymania, bezpieczeństwa, płatności i supportu.

Właściciel odpowiada za nadawanie i odbieranie ról. Kampania edytora może wymagać decyzji innego właściciela albo administratora. Włączenie zasady dwóch osób blokuje samodzielną akceptację autora i planowanie przed decyzją.

23. Domeny i konfiguracja DNS

Przed wysyłką marketingową użytkownik potwierdza własność lub prawo używania domeny oraz dodaje wskazane rekordy DKIM. SPF i DMARC są sprawdzane diagnostycznie. Mailfly nie żąda przeniesienia domeny, zmiany rejestratora ani hasła do panelu DNS. Użytkownik odpowiada za wykonanie zmian u swojego dostawcy.

Weryfikacja może trwać z powodu propagacji DNS i działania zewnętrznego dostawcy. Usunięcie rekordu, wygaśnięcie domeny albo zmiana dostawcy może zatrzymać wysyłkę. Podpinanie domeny osoby trzeciej bez jej zgody jest zabronione.

24. API, webhooki i integracje własne

Klucz API daje dostęp tylko do zaznaczonych zakresów. Jest widoczny jeden raz, powinien być przechowywany w menedżerze sekretów i natychmiast odwołany po ujawnieniu. Użytkownik nie może umieszczać klucza w kodzie przeglądarki, repozytorium publicznym ani zgłoszeniu. Limit żądań chroni platformę i może zostać zmieniony dla stabilności.

Webhook wymaga publicznego HTTPS i poprawnej weryfikacji podpisu z timestampem. Odbiorca powinien obsłużyć ponowienia i idempotencję. Mailfly nie odpowiada za skutek wykonania nieprawidłowo zabezpieczonego endpointu użytkownika ani za dane wysłane przez jego niestandardowe rozszerzenie poza przewidzianym schematem.

25. Płatność jednorazowa i automatyczne odnowienie

PayU obsługuje płatność w zewnętrznym, szyfrowanym formularzu. Jednorazowa płatność BLIK lub kartą nie oznacza automatycznego odnowienia. Odnowienie może działać dopiero po wyraźnym wyborze trybu cyklicznego, uzyskaniu wymaganej zgody płatnika i aktywacji właściwej usługi po stronie PayU.

Jeżeli recurring nie jest dostępny, użytkownik otrzymuje możliwość ręcznego opłacenia kolejnego okresu. Nieudane odnowienie nie powoduje natychmiastowego skasowania danych; może uruchomić przypomnienie i ograniczyć nowe wysyłki po okresie przewidzianym w panelu. BLIK cykliczny może wymagać dodatkowego uzgodnienia z operatorem płatności.

26. Liczenie użycia i uczciwe korzystanie

Kontakt jest liczony zgodnie z aktualnym opisem planu, a wiadomość po przekazaniu jej do transportu, niezależnie od późniejszego otwarcia. Test, kampania, zwykła automatyzacja i automatyzacja e-commerce mogą zużywać ten sam limit wiadomości. Wypisany albo trwale zablokowany adres nie powinien być wykorzystywany do nowej wysyłki.

Koszt zewnętrznego transportu i dopuszczalny dzienny wolumen nie są tym samym co abonament aplikacji. Przy gwałtownym wzroście ruchu Operator może wprowadzić tempo, kolejkę lub indywidualną wycenę. Ma to chronić dostarczalność oraz uniknąć sytuacji, w której jeden klient zużywa niewspółmierną część wspólnej infrastruktury.

27. Obsługa nadużyć i polityka antyspamowa

Publiczny formularz pozwala odbiorcy zgłosić wiadomość bez konta. Operator może zabezpieczyć Message-ID, status dostawy, dowód zgody i listę wypisów, a następnie czasowo zatrzymać workspace. Użytkownik powinien dostarczyć źródło, datę, treść klauzuli i proces pozyskania kontaktu. Brak dowodu może oznaczać usunięcie źródła albo trwałą blokadę marketingu.

Przy rażącym naruszeniu, phishingu, kupionej bazie lub celowym omijaniu wypisu blokada może nastąpić bez wcześniejszego ostrzeżenia. Szczegółowe progi reputacji, dozwolone źródła i sankcje opisuje polityka antyspamowa.

28. Eksport i usunięcie konta

Właściciel może przed zakończeniem umowy pobrać dostępne kontakty, wyniki i treści. Żądanie zamknięcia całego workspace wymaga potwierdzenia uprawnień, ponieważ usuwa dane innych członków. Operator może odmówić natychmiastowego skasowania ograniczonego zakresu, jeżeli przechowanie wynika z rozliczeń, obowiązku prawnego, otwartego sporu albo potrzeby respektowania wypisu.

Po zamknięciu aktywne klucze, sesje i integracje są odwoływane, a zaplanowane kampanie zatrzymywane. Kopie techniczne wygasają w cyklu backupu. Użytkownik powinien wykonać eksport przed potwierdzeniem usunięcia, ponieważ późniejsze odtworzenie pojedynczego workspace może nie być możliwe.

29. Reklamacje i prawo właściwe

Reklamację można wysłać na hello@damiannowaczek.pl albo przez formularz kontaktowy. Powinna zawierać adres konta, datę, opis, identyfikator elementu i oczekiwane rozwiązanie, bez hasła i sekretów. Operator potwierdza zapis i odpowiada w terminie do 14 dni. Jeśli sprawa zależy od zewnętrznego dostawcy, informuje o stanie i brakujących danych.

Do umowy stosuje się prawo polskie. Spór będzie rozpoznawany przez sąd właściwy zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami. Strony w pierwszej kolejności próbują ustalić fakty na podstawie audytu, statusów dostawy i historii konfiguracji.

30. Zmiany funkcji i kompatybilność

Operator może rozwijać interfejs, API, edytor, szablony, integrację WooCommerce i sposób raportowania, jeżeli zachowuje zasadniczy cel usługi. Zmiana wymagająca działania użytkownika, na przykład aktualizacji wtyczki, ponownej autoryzacji albo nowego rekordu DNS, powinna zostać opisana w panelu z rozsądnym terminem. Funkcja oznaczona jako beta może zostać przebudowana lub wycofana szybciej.

Publiczne API jest wersjonowane, a istotna zmiana niekompatybilna powinna otrzymać okres migracji. Nie gwarantujemy zgodności z niewspieraną wersją WordPress, WooCommerce, przeglądarki ani własnym kodem użytkownika. Gdy zewnętrzny dostawca zmieni wymagania bezpieczeństwa, Operator może wyłączyć starą metodę natychmiast, jeżeli dalsze użycie zagraża danym lub dostarczalności.

Wycofanie płatnej funkcji o zasadniczym znaczeniu powinno umożliwić eksport powiązanych danych i rozwiązanie umowy według obowiązujących zasad. Zmiana wyglądu, nazwy elementu, wykresu albo kolejności ustawień nie stanowi sama w sobie pogorszenia usługi, jeśli zachowana zostaje funkcjonalność.

31. Zmiany regulaminu

Regulamin może zostać zmieniony z powodu rozwoju funkcji, cen, bezpieczeństwa, dostawców lub prawa. O istotnej zmianie użytkownik zostanie poinformowany w aplikacji lub e-mailem z wyprzedzeniem. Dalsze korzystanie po dacie wejścia w życie wymaga akceptacji nowej wersji, jeżeli zmiana wpływa na warunki umowy.