Mailing dla firm: ile kosztuje i co wpływa na cenę

Ile kosztuje mailing dla firm i od czego zależy cena

Mailing dla firm może kosztować kilkadziesiąt złotych miesięcznie albo kilka tysięcy i obie kwoty bywają uczciwe. Cena zależy od czterech rzeczy. Liczby wiadomości, które wyślesz w miesiącu, liczby kontaktów w bazie, funkcji, których potrzebujesz, oraz pracy człowieka, który kampanie przygotowuje. Pytanie „ile kosztuje mailing” bez tych danych przypomina pytanie, ile kosztuje samochód.

Firmy najczęściej patrzą na cenę narzędzia, a pomijają resztę. Tymczasem przy małej bazie największym kosztem jest czas zespołu, a przy dużej bazie koszt wysyłki i utrzymania reputacji domeny. Dopiero suma pokazuje, ile płacisz za jedną kampanię i ile musisz z niej zarobić.

Ten tekst rozkłada cenę na części, pokazuje przykładowe wyliczenia na cenniku Mailfly i wskazuje, co podnosi koszt bez wpływu na wynik. Na końcu masz listę pytań do zadania przed wyborem planu.

• Liczba wiadomości w miesiącu, czyli kontakty razy liczba wysyłek.
• Liczba kontaktów zapisanych w bazie, także tych nieaktywnych.
• Funkcje ponad wysyłkę, czyli automatyzacje, integracje ze sklepem, kilka marek, wsparcie przy migracji.
• Czas ludzi na przygotowanie treści i grafiki, testy, porządkowanie bazy i raport.

Modele rozliczeń mailingu dla firm

Dostawcy rozliczają się na kilka sposobów i od modelu zależy, czy Twój typowy miesiąc będzie tani, czy drogi. Rozliczenie za kontakty premiuje firmy, które wysyłają często do małej bazy. Rozliczenie za wiadomości premiuje firmy z dużą bazą i rzadkimi wysyłkami. Pakiety jednorazowe pasują do firm, które wysyłają kilka razy w roku.

Osobną kategorią jest wysyłka przez własne konto w chmurze, na przykład Amazon SES. Sam koszt wysłania wiadomości jest wtedy bardzo niski, ale dochodzą konfiguracja, obsługa odbić i skarg, wypisy zgodne z przepisami, szablony i raporty. Bez narzędzia nad tym wszystkim zespół płaci czasem programisty.

• Za kontakty, czyli stała cena za przedział wielkości bazy, zwykle z limitem wysyłek albo bez niego.
• Za wiadomości, czyli pakiet wysyłek w miesiącu niezależnie od wielkości bazy.
• Mieszany, czyli limit kontaktów i limit wiadomości w jednym planie, jak w Mailfly.
• Jednorazowe pakiety, czyli płatność za konkretną liczbę wiadomości bez abonamentu.
• Własna infrastruktura, czyli niski koszt wysyłki i wysoki koszt utrzymania po stronie firmy.

Koszt 1 000 wiadomości w planach Mailfly

Mailfly ma trzy plany z limitem kontaktów i wiadomości. Start kosztuje 399 zł netto miesięcznie i obejmuje 10 000 kontaktów oraz 40 000 wiadomości. Growth kosztuje 799 zł netto, ma 40 000 kontaktów i 160 000 wiadomości. Scale kosztuje 1 200 zł netto, nie ogranicza liczby kontaktów i obejmuje 500 000 wiadomości, a każde dodatkowe 1 000 wiadomości kosztuje 2 zł netto.

Przy pełnym wykorzystaniu limitu 1 000 wiadomości kosztuje w Start około 10 zł netto, w Growth około 5 zł netto, a w Scale 2,40 zł netto. Te liczby pokazują, że przy rosnącym wolumenie wyższy plan bywa tańszy w przeliczeniu na wiadomość. Ceny obejmują wysyłkę w granicach limitu, rozliczenie jest miesięczne, bez umowy rocznej.

Pełne zestawienie limitów, automatyzacji i wsparcia w każdym planie, z ceną netto i brutto, znajdziesz w zakładce cennik e-mail marketingu na stronie Mailfly.

Przykładowe wyliczenie kosztu mailingu dla trzech firm

Najprościej policzyć koszt na konkretnych przykładach. Liczba wiadomości w miesiącu to liczba kontaktów pomnożona przez liczbę wysyłek do całej bazy, plus wiadomości z automatyzacji. Dopiero ta liczba wskazuje plan.

Firma usługowa z 3 000 kontaktów wysyła cztery kampanie w miesiącu, czyli 12 000 wiadomości. Mieści się w planie Start za 399 zł netto i ma zapas na wiadomość powitalną. Sklep z 25 000 kontaktów wysyła cztery kampanie i automatyzacje koszykowe, razem około 110 000 wiadomości. Potrzebuje planu Growth za 799 zł netto, bo przekracza limit kontaktów planu Start i korzysta z kilku automatyzacji.

Duży sklep z 90 000 kontaktów wysyła sześć kampanii w miesiącu, czyli 540 000 wiadomości. Plan Scale obejmuje 500 000, więc za dodatkowe 40 000 dopłaca 40 razy 2 zł, czyli 80 zł. Razem 1 280 zł netto miesięcznie, co daje około 2,37 zł netto za 1 000 wiadomości.

• 3 000 kontaktów, 4 wysyłki, 12 000 wiadomości: plan Start, 399 zł netto.
• 25 000 kontaktów, 4 wysyłki i automatyzacje, około 110 000 wiadomości: plan Growth, 799 zł netto.
• 90 000 kontaktów, 6 wysyłek, 540 000 wiadomości: plan Scale i 80 zł dopłaty, 1 280 zł netto.

Koszty mailingu, które nie pojawiają się w cenniku

Abonament to tylko część rachunku. Do kosztu mailingu dla firm dolicz czas osoby, która pisze treść i składa kampanię, ewentualnie grafika, który przygotowuje zdjęcia i banery, oraz czas na testy i sprawdzenie raportu. Przy jednej kampanii w tygodniu to łatwo kilka godzin pracy miesięcznie.

Jednorazowo dochodzi konfiguracja. Podłączenie domeny nadawcy i rekordów SPF, DKIM oraz DMARC, import i uporządkowanie bazy, szablon w kolorach marki, formularze zapisu i integracja ze sklepem. W Mailfly plan Growth ma konsultację przy migracji, a Scale pomoc przy wdrożeniu, więc część tej pracy wchodzi w abonament.

Najdroższym ukrytym kosztem bywa jednak zakup bazy adresów. Kupiona baza nie ma zgód na informacje handlowe, ma dużo martwych adresów i szybko psuje reputację domeny. Strata nie kończy się na jednej kampanii, bo słaba reputacja obniża dostarczalność wszystkich kolejnych maili firmy, także zwykłej korespondencji.

• Czas na treść, testy i raport, liczony w godzinach pracy co miesiąc.
• Grafika i zdjęcia, jeżeli firma nie ma własnych materiałów.
• Jednorazowa konfiguracja domeny, bazy, szablonu i integracji.
• Koszt naprawy reputacji domeny po wysyłce do kupionej albo zaniedbanej bazy.

Co podnosi cenę mailingu dla firm bez wpływu na wynik

Najczęstszym powodem przepłacania jest zaniedbana baza. W modelu z limitem kontaktów płacisz za każdego zapisanego, także za osoby, które od dwóch lat niczego nie kliknęły, i za adresy, które dawno nie istnieją. W modelu z limitem wiadomości płacisz za każdą wysyłkę do nich. W obu przypadkach martwe adresy dodatkowo obniżają dostarczalność.

Drugim powodem jest wysyłanie wszystkiego do wszystkich. Oferta dla firm budowlanych wysłana także do klientów indywidualnych zużywa limit, generuje wypisy i nie przynosi zamówień. Segment według zainteresowań albo historii zakupów zmniejsza liczbę wiadomości i podnosi kliknięcia.

Trzecim jest prowadzenie kilku marek na osobnych kontach u różnych dostawców. Każde konto ma własny abonament, własny próg wejścia i własną konfigurację. W Mailfly kilka marek działa w osobnych przestrzeniach roboczych pod jednym logowaniem, z osobną bazą, nadawcą i listą wypisów.

Mailing B2B, zgody i koszt ryzyka prawnego

Przy mailingu do firm łatwo uznać, że adres służbowy z ogólnodostępnej strony można wykorzystać do oferty bez pytania. Przepisy o informacji handlowej i RODO mówią inaczej, a koszt skargi albo kontroli jest wyższy niż roczny abonament dowolnego narzędzia. Do tego dochodzą zgłoszenia spamu, które obniżają reputację domeny.

Bezpieczny mailing B2B zaczyna się od udokumentowanej zgody, jasnego nadawcy i wypisu działającego jednym kliknięciem. Program do wysyłki powinien zapisywać źródło i datę zgody przy każdym kontakcie oraz blokować wypisanych natychmiast. Wtedy koszt prawny sprowadza się do porządku w danych, a nie do ryzyka kary.

Jak zbierać i dokumentować zgody w komunikacji z firmami, opisuje tekst mailing B2B zgodny z PKE i RODO z przykładami formularzy i zapisów źródła kontaktu.

Jak policzyć, czy mailing dla firm się opłaca

Koszt ma sens tylko obok wyniku. Do wyliczenia zwrotu potrzebujesz dwóch liczb, kosztu miesiąca i przychodu albo liczby zapytań z kampanii. Koszt to abonament plus czas zespołu. Przychód widać w sklepie i w Google Analytics, jeżeli linki w mailach mają parametry UTM, a w firmie usługowej w liczbie zapytań i telefonów po wysyłce.

Przykład. Firma płaci 399 zł netto za plan Start i poświęca sześć godzin miesięcznie na kampanie. Jeżeli jedna kampania przynosi trzy zapytania, a co trzecie zamienia się w zlecenie za 2 000 zł, miesiąc z czterema kampaniami daje cztery zlecenia. Mailing zwraca się wielokrotnie, nawet po doliczeniu czasu pracy.

W Mailfly kliknięcia w raporcie prowadzą do listy osób, które kliknęły, z linkami, w które weszły. Handlowiec widzi, kto interesował się ofertą, i może zadzwonić tego samego dnia, co często daje więcej zleceń niż sama kampania.

Jak obniżyć koszt mailingu i utrzymać wynik

Tańszy mailing dla firm rzadko oznacza tańsze narzędzie. Zwykle oznacza mniej wiadomości wysłanych do ludzi, którzy ich nie chcą, i mniej godzin spędzonych na ręcznej pracy. Każdy z punktów niżej zmniejsza rachunek albo czas zespołu bez obniżania sprzedaży.

• Raz na kwartał wyślij nieaktywnym jedną wiadomość z pytaniem o dalszą subskrypcję, a resztę wyłącz z regularnych wysyłek.
• Dziel bazę na segmenty według zainteresowań i historii zakupów zamiast wysyłać wszystko do wszystkich.
• Przenieś do automatyzacji powtarzalne wiadomości, takie jak powitanie, porzucony koszyk i prośba o opinię po zakupie.
• Zapisz szablon marki i kopiuj poprzednie kampanie zamiast składać każdą od zera.
• Pozwól narzędziu blokować twarde odbicia i wypisy automatycznie, żeby nie płacić za martwe adresy.

Kiedy opłaca się przejść na wyższy plan

Plan wybiera się pod typowy miesiąc, ale firmy rosną nierówno. Sezon w sklepie, kampania rekrutacyjna albo nowa marka potrafią podwoić liczbę wiadomości w jednym miesiącu. Zanim zmienisz plan, sprawdź, czy wzrost jest stały, czy jednorazowy, i co dzieje się po przekroczeniu limitu.

W Mailfly w planach Start i Growth najpierw dostajesz informację o zbliżającym się limicie i uzgadniasz zmianę planu, a w Scale każde dodatkowe 1 000 wiadomości kosztuje 2 zł netto. Plan i limit dopasujesz przed kolejnym okresem rozliczeniowym, bez umowy rocznej. Przejście wyżej opłaca się też wtedy, gdy potrzebujesz więcej automatyzacji, bo Start ma jedną aktywną, Growth dziesięć, a Scale bez limitu.

Zanim podniesiesz plan z powodu limitu kontaktów, wyczyść bazę. Usunięcie z regularnych wysyłek osób nieaktywnych od roku zwalnia miejsce w limicie i poprawia wyniki kampanii.

• Stały wzrost liczby kontaktów przez trzy miesiące z rzędu to sygnał do zmiany planu.
• Jednorazowy szczyt sezonowy lepiej rozłożyć w czasie albo wysłać do segmentu aktywnych.
• Potrzeba kolejnych automatyzacji, na przykład koszyka i ponownego zakupu, wymaga planu Growth.

Pytania przed wyborem planu mailingu dla firmy

Zanim wybierzesz plan, odpowiedz na kilka pytań na podstawie danych z ostatnich miesięcy, a nie planów na przyszły rok. Jeżeli nie znasz odpowiedzi, zacznij od mniejszego planu z możliwością zmiany, bo w Mailfly plan i limit dopasujesz do rozmiaru bazy przed kolejnym okresem rozliczeniowym.

• Ile kontaktów ze zgodą masz dziś i ile przybywa ich miesięcznie?
• Ile kampanii do całej bazy wyślesz w typowym miesiącu, a ile w sezonie?
• Ile automatyzacji potrzebujesz od razu, a ile w ciągu pół roku?
• Czy prowadzisz jedną markę, czy kilka, i czy każda ma własną domenę nadawcy?
• Kto przygotuje kampanie i ile godzin w miesiącu na to ma?
• Czym zmierzysz wynik, przychodem ze sklepu, zapytaniami, telefonami czy rezerwacjami?